Thành lập văn phòng đại diện thương mại tại Việt Nam

Câu hỏi:

Chúng tôi là một công ty Hà Lan chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí muốn thành lập một văn phòng đại diện ở Hà Nội với mục đích thúc đẩy thương mại và sự gắn kết hơn nữa với các doanh nghiệp Việt Nam và các doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam. Xin cho biết thủ tục đăng ký, lệ phí… trong trường hợp lập văn phòng tại Hà Nội. Và kèm theo một số câu hỏi liên quan sau:

• Cơ cấu, chức danh cơ bản (theo yêu cầu của Luật pháp Việt Nam hiện hành) đối với Văn phòng đại diện thương mại?
• Nếu có phát sinh giá trị thương mại (kinh doanh) thì Văn phòng đại diện có phải nộp thuế không? Mức thuế suất là bao nhiêu?

Trả lời:

Công ty Luật Minh Bạch cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng dịch vụ tư vấn pháp lý của chúng tô

I. Thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam: Điều kiện cấp phép 

Căn cứ theo Điều 7, Điều 9, Điều 10, Điều 11  Nghị định 07/2016/ NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Thương nhân nước ngoài được cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

 Lưu ý Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn

II. Hồ sơ và thủ tục cấp phép thành lập văn phòng đại diện

• Hồ sơ bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.”

• Thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:
• Thủ tục thành lập

Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Thời hạn giải quyết: 07 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ

Trường hợp phải xin ý kiến của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành, thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ

• Thủ tục công bố

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp phép, thực hiện thủ tục công bố trang thông tin điện tử của Cơ quan cấp phép các nội dung thông tin về văn phòng đại diện tại Việt Nam và thông tin của thương nhân nước ngoài

Mức thu lệ phí cấp mới quy định tại Thông tư 143/2016/ TT-BTC quy định chế độ thu nộp quản lý lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là: 3.000.000 VNĐ (Ba triệu đồng Việt Nam)/ giấy phép. Ngoài ra còn có các khoản phí khác như phí chuẩn bị hồ sơ công chứng dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự, phí công bố

III. Một vài vấn đề khác về văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức

Theo Điều 27 NĐ 07/2016/NĐ-CP:

“Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện, Chi nhánh do thương nhân nước ngoài quyết định.

Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên”

Thuế suất phát sinh lợi nhuận kinh doanh của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

Theo quy định tại Điều 18 Luật Thương mại số 36/2005/QH11 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam ngày 14/06/2005, Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật Thương mại cho phép. Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài.

Như vậy, hoạt động của Văn phòng đại diện sẽ không phát sinh lợi nhuận, do đó nhà nước Việt Nam không áp dụng thuế suất đối với hoạt động của văn phòng đại diện. Nhưng, Văn phòng đại diện phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.